Datenschutzinformation für Nexref

Wenn Sie unsere Online-Plattform Nexref und Pflege.Nexref nutzen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Der Schutz dieser Daten ist uns genauso wichtig wie Ihnen, deshalb halten wir uns an alle einschlägigen Gesetze insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In dieser Datenschutzinformation erhalten Sie alle wichtigen Informationen darüber, auf welchen Grundlagen, zu welchen Zwecken und wie lange wir Ihre Daten verarbeiten.

Diese Datenschutzinformation gilt einheitlich für alle Nutzergruppen unserer Online-Plattform Nexref (Arbeitgeber, Bewerbende und Empfehlende). Sie erläutert, welche personenbezogenen Daten die Nexref GmbH im Zusammenhang mit dem Betrieb der Plattform und der Erbringung ihrer Leistungen verarbeitet. Bei den einzelnen Verarbeitungsvorgängen wird jeweils kenntlich gemacht, welche Nutzergruppe betroffen ist.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Für die Verarbeitung Ihrer Daten über die Online-Plattform Nexref ist Verantwortliche iSd DSGVO:

Nexref GmbH
Gerichtsstraße 2
65185 Wiesbaden

E-Mail: datenschutz@nexref.de
Telefon: 0611 / 16866860

Datenschutzbeauftragter: Artur Seitz

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

a) Registrierung und Verwaltung des Benutzerkontos (alle Nutzergruppen)

Zur Einrichtung und Nutzung des Benutzerkontos verarbeiten wir bei Arbeitgebern eine gültige E-Mail-Adresse und ggf. die USt-IdNr. sowie die Profildaten, bei Bewerbenden E-Mail-Adresse, Mobilfunknummer und den bevorzugten Kommunikationsweg und bei Empfehlenden Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer. Die Authentifizierung erfolgt über einen Anmeldelink („Magic Link") oder ein Einmalpasswort (OTP) oder ein dauerhaftes Passwort.

Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung aus den jeweiligen Nutzungsvereinbarungen bzw. AGB.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

b) Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen (Arbeitgeber)

Wir verarbeiten die vom Arbeitgeber bereitgestellten Inhalte und Anforderungskriterien, um diese auf der Plattform zu veröffentlichen und als Grundlage für das Matching zu nutzen.

Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung aus den mit den Arbeitgebern abgeschlossenen AGB.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

c) Aufbau der Bewerberdatenbank und Benachrichtigung über weitere Stellen (Bewerbende)

Zur Aufnahme in unsere Bewerberdatenbank und zur späteren Benachrichtigung über weitere passende Stellen verarbeiten wir die Profil- und Bewerbungsdaten der Bewerbenden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit per E-Mail an hilfe@nexref.de widerrufen können.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

d) Terminkoordination (Arbeitgeber/Bewerbende)

Zur Vereinbarung persönlicher Vorstellungsgespräche verarbeiten wir Terminvorschläge und Kontaktdaten von Arbeitgeber und Bewerbenden.

Wir stützen diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie notwendig ist, um unsere vertraglichen Pflichten aus den Nutzungsbedingungen der Bewerbenden bzw. den AGB mit den Arbeitgebern erfüllen.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

e) Empfehlungsprogramm (Bewerbende/Empfehlende)

Für die Teilnahme am Empfehlungsprogramm generieren und verwalten wir individualisierte Empfehlungslinks/QR-Codes der Empfehlenden und stellen das Erreichen der Stufen (Bronze/Silber/Gold) fest.

Die hierfür benötigten Daten der Bewerbenden (insb. Bewerbungsdaten, Information über Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch und über den Abschluss eines Arbeitsvertrages bzw. des Antritts der Stelle) verarbeiten wir auf Grundlage ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

f) Prämienauszahlung (Empfehlende)

Zur Auszahlung der Empfehlungsprämie verarbeiten wir die Auszahlungsdaten der Empfehlenden (IBAN oder PayPal-Konto).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die steuerliche Dokumentation zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

g) Rechnungsstellung und Vergütungsabwicklung (Arbeitgeber)

Zur Abrechnung der kostenpflichtigen Leistungen verarbeiten wir die Kontakt- und Vertragsdaten des Arbeitgebers sowie Angaben zum Abschluss und Fortbestand des Arbeitsvertrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – für die steuer- und handelsrechtlichen Pflichten – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

h) Meldeverfahren für rechtswidrige Inhalte (alle Nutzergruppen)

Bei Meldungen möglicherweise illegaler Inhalte verarbeiten wir die Kontaktdaten der meldenden Person sowie die Angaben zur Meldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. den Vorgaben des Digital Services Act (Verordnung (EU) 2022/2065) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Sicherstellung eines rechtskonformen Plattformbetriebs.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

i) Bei Bestellung unseres Newsletters

Sofern Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse dafür, Ihnen regelmäßig unseren Newsletter zu übersenden. Für den Empfang des Newsletters ist die Angabe einer E-Mail-Adresse ausreichend. Sie können freiwillig weitere Angaben machen. Diese Informationen nutzen wir ausschließlich dazu, um den Newsletter zu personalisieren. Sie bekommen im Anschluss per E-Mail eine Registrierungsbenachrichtigung, die Sie bestätigen müssen, um den Newsletter zu empfangen (sog. Double-Opt-In). Dies dient uns als Nachweis darüber, dass die Registrierung tatsächlich von Ihnen initiiert wurde. Wir verarbeiten diese Information auf Grund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, diesen Nachweis zu speichern.

Die Abmeldung ist jederzeit möglich, z. B. über einen Link am Ende eines jeden Newsletters. Alternativ können Sie Ihren Abmeldewunsch gerne auch an hilfe@nexref.de per E-Mail senden. Ihre E-Mail-Adresse wird nach Widerruf Ihrer Einwilligung zur Zusendung des Newsletters umgehend gesperrt. Ihren Widerruf speichern wir auf Grund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Ihnen bei Widerruf keinen Newsletter (mehr) zu senden.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Verwendung erforderlich ist.

j) Empfehlungstracking

Diese Website verwendet lokale Tracking-Daten. Dabei werden anhand von Cookies und ähnlichen Technologien Informationen (z.B. IP-Adresse des zugreifenden Rechners, Zeitpunkt des Zugriffs und Referrer-URL) verarbeitet.

k) Webanalyse

Diese Website verwendet den Analysedienst Matomo. Dabei werden anhand von Cookies und ähnlichen Technologien Informationen (z.B. IP-Adresse des zugreifenden Rechners, Zeitpunkt des Zugriffs, Referrer-URL sowie Information zum verwendeten Browser und Betriebssystem) verarbeitet. Die IP-Adresse wird hierbei verkürzt verarbeitet, sodass eine unmittelbare Zuordnung nicht mehr möglich ist.

Wir nutzen den Dienst Matomo, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten.

Wir verarbeiten Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (in die Datenverarbeitung) und § 25 Abs. 1 S. 1 TDDDG (in den technischen Einsatz). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Informationen werden aufgrund der Verwendung eigener Server keinem Empfänger gegenüber offengelegt.

Die über Matomo erfassten personenbezogenen Daten werden in der Regel nach 5 Jahren gelöscht.

3. Empfänger von Daten

Nexref nutzt zur Erbringung einzelner Leistungen Unterauftragnehmer. Mit sämtlichen Unterauftragnehmern wurde eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gem. Art. 28 DSGVO geschlossen. Konkret werden die Daten in diesem Rahmen an folgende Anbieter weitergegeben:

4. Drittstaatentransfer

Im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung kann es zu einer Datenübermittlung in Drittstaaten, d.h. an Empfänger außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), kommen. Soweit in Bezug auf den Drittstaat ein Beschluss der Europäischen Kommission über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (vgl. Art. 45 Abs. 3 DSGVO) vorliegt, sind für die Datenübermittlung keine zusätzlichen Maßnahmen erforderlich. Im Falle einer Datenweitergabe an Empfänger mit Sitz in den USA erfolgt diese auf Grundlage des sog. EU-U.S.-Data-Privacy-Framework (DPF) vom 10.07.2023, sofern der Empfänger über eine entsprechende Zertifizierung verfügt. Eine Auflistung der aktuell zertifizierten Unternehmen ist hier abrufbar. In anderen Fällen sowie bei Datenweitergaben in andere sog. nicht-sichere Drittstaaten findet eine Datenweitergabe nur statt, wenn die Voraussetzung der Art. 46 ff. DSGVO gegeben sind. Konkret bedeutet das, dass eine Übermittlung in Drittstaaten nur erfolgt, wenn

• durch den Empfänger ausreichende sogenannte Garantien nach Art. 46 DSGVO für den Schutz der personenbezogenen Daten geboten werden,
• Sie in die Übermittlung, nachdem wir Sie über die Risiken informiert haben, nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben,
• die Übermittlung erforderlich ist, für die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen zwischen Ihnen und uns oder
• eine andere Ausnahme gemäß Art. 49 DSGVO greift.

Welcher der vorstehend erwähnten Grundlagen im Einzelfall Anwendung findet, wird Ihnen bei der jeweiligen Verarbeitung dargestellt.

Datenübertragungen an Empfänger mit Sitz in den USA, die nicht über eine DPF-Zertifizierung verfügen und hinsichtlich derer ein angemessenes Datenschutzniveau auch nicht über Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO hergestellt werden kann, erfolgen ausschließlich nach Ihrer Einwilligung im Sinne von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir weisen darauf hin, dass bei Empfängern mit Sitz in den USA ohne DPF-Zertifizierung kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet werden kann, das mit dem in der EU vergleichbar wäre. Bei einer solchen Übermittlung von personenbezogenen Daten bestehen deshalb folgende Risiken: Es besteht das Risiko, dass US-amerikanische Behörden aufgrund der auf Section 702 des FISA (Foreign Intelligence Surveillance Act) gestützten Überwachungsprogramme PRISM und UPSTREAM sowie auf Grundlage der Executive Order 12333 oder der Presidential Police Directive 28 Zugriff auf die personenbezogenen Daten erlangen können. EU-Bürgern stehen gegen diese Zugriffe keine effektiven Rechtsschutzmöglichkeiten in den USA oder der EU zu.

Nähere Informationen sowie eine Kopie beziehungsweise einen Verweis auf die jeweiligen angemessenen Garantien finden Sie in der Beschreibung der jeweiligen Verarbeitung.

5. Cookies und ähnliches; Cookie-Banner

Wir setzen auf unserer Website Cookies oder ähnliche Technologien wie Pixel, Tags oder Web-Beacon (im Folgenden insgesamt: „Cookies“) ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware. Pixel sind kleine Grafiken, die über den HTML-Code unserer Website eingebunden werden. Durch das Pixel-Tag selbst werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät abgelegt oder verändert, so richten auch Pixel auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Cookies senden Ihre IP-Adresse, die Referrer-URL der besuchten Website, den Zeitpunkt, zu dem die Website angesehen wurde, den verwendeten Browser sowie zuvor gesetzte Cookie-Informationen an einen Web-Server. Dadurch ist es uns möglich die in dieser Datenschutzinformation beschriebenen Dienste und Services durchzuführen und anzubieten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die grundsätzliche Nutzung unseres Angebots für Sie technisch anzubieten.

So setzen wir sogenannte Session-Cookies oder transiente Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht. Die durch diese Cookies verarbeiteten Daten sind für die vorgenannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO und technisch nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich, um einen von Ihnen gewünschten Dienst anzubieten.

Darüber hinaus setzen wir zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies oder persistente Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen Sie getätigt haben. Die durch diese Cookies verarbeiteten Daten sind für die vorgenannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO und technisch nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich, um einen von Ihnen gewünschten Dienst anzubieten.

Wir setzen ebenfalls auf Cookies basierende Drittanbieter-Tools ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes. Die Cookies werden gesetzt, sofern Sie den Cookies beim Aufruf unserer Website explizit zugestimmt haben, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Wenn Sie unsere Website erstmalig aufrufen oder Ihre vergangene Entscheidung ändern möchten, können Sie über unseren Cookie Banner Ihre Einstellungen vornehmen. Den Cookie Banner können Sie jederzeit im Footer unserer Seite finden. Wir speichern Ihre Einstellungen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Einwilligungsmanagement. Den technischen Einsatz stützen wir auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da dieser für die Funktionsfähigkeit der Website erforderlich ist.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neues Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können. Sie können durch entsprechende Tools bzw. Browser-Add-ons den Einsatz von Cookies auf unseren Seiten unterbinden (z.B. durch das Add-on „AdBlock" für den Firefox Browser).

Die Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht. Genauere Angaben finden Sie bei der jeweils einschlägigen Datenverarbeitung.

6. Betroffenenrechte

Ihnen stehen einige Rechte nach der DSGVO zu. Diese sind:

a) Recht auf Auskunft

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO jederzeit das Recht, von uns Auskunft über alle Daten zu verlangen, die wir über Sie speichern. Das beinhaltet insbesondere die Auskunft über

• die Zwecke, zu denen wir Ihre Daten verarbeiten,
• die Kategorien von Daten, die wir von Ihnen verarbeiten,
• die konkreten Empfänger oder, sollten diese nicht bekannt sein, die Kategorien von Empfängern, an die wir Ihre Daten übermitteln,
• die Dauer, für die wir Ihre Daten speichern oder, sollte diese nicht bestimmbar sein, die Kriterien unter denen wir Ihre Daten speichern und
• gegebenenfalls die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht bei Ihnen erhoben haben.

b) Recht auf Berichtigung

Sollten Ihre Daten, die bei uns verarbeitet werden, unrichtig oder unvollständig sein, so können Sie von uns jederzeit die Berichtigung oder Vervollständigung dieser Daten nach Art. 16 DSGVO verlangen.

c) Recht auf Löschung (Vergessenwerden)

Sollte die ursprüngliche Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung nicht mehr greifen oder haben Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung widersprochen oder dürfen wir Ihre Daten aus einem anderen der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe nicht weiter verarbeiten, so können Sie von uns nach Art. 17 DSGVO die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.

Dieses Recht steht Ihnen nicht zu, wenn die Verarbeitung zur Ausübung der Meinungs- und Informationsfreiheit oder zur Wahrung öffentlicher Interessen erforderlich ist, eine dahingehende Rechtspflicht besteht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

d) Recht auf Einschränkung

Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie auch die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Dieses Recht steht Ihnen zu, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten für die angegebenen Zwecke nicht mehr benötigen oder Sie der Verarbeitung widersprochen haben und wir die Daten in den beiden letztgenannten Fällen nicht anderweitig rechtmäßig weiterverarbeiten dürfen.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit

Außerdem können Sie von uns nach Art. 20 DSGVO die Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format an sich selbst oder einen anderen Verantwortlichen verlangen.

f) Recht auf Widerruf der Einwilligung

Haben Sie als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns Ihre Einwilligung zum Beispiel nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erklärt, so können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenn Sie dies tun, stellen wir die Verarbeitung Ihrer Daten ein, allerdings bleibt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf von dem Widerruf unberührt.

g) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich gemäß Art. 77 DSGVO auch mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden. In der Regel sollte dies die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes sein; wahlweise können Sie Ihre Beschwerde auch an die Aufsichtsbehörde unseres Unternehmenssitzes richten.

7. WIDERSPRUCHSRECHT

NACH ART. 21 DSGVO STEHT IHNEN DAS RECHT ZU, WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN EINZULEGEN, WENN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN LEDIGLICH AUF GRUNDLAGE UNSERER BERECHTIGTEN INTERESSEN VERARBEITEN UND SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBENDE GRÜNDE DAFÜR SPRECHEN. SOLLTE SICH IHR WIDERSPRUCH GEGEN DIREKTWERBUNG RICHTEN, STEHT IHNEN EIN GENERELLES WIDERSPRUCHSRECHT OHNE ANGABE VON BESONDEREN GRÜNDEN ZU.

IHREN WIDERSPRUCH KÖNNEN SIE DURCH E-MAIL AN hilfe@nexref.de ERKLÄREN.

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 8. Juli 2027.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation zu ändern.